Preocupado com a eficiência da gestão e economia dos cofres
públicos o Ministério do Desenvolvimento Agrário (MDA) aderiu ao Sistema
Eletrônico de Informações (SEI). O sistema é uma ferramenta de gestão de
documentos eletrônicos com práticas inovadoras de trabalho, interface intuitiva
e orientada ao aumento da produtividade, arquitetura de software bem definida e
compatibilidade com diversos ambientes operacionais.
O subsecretário de Planejamento, Orçamento e Administração
do MDA, José Roberto de Oliveira Martins, salienta que a ferramenta vai
proporcionar modernização administrativa. “Vai facilitar a tramitação de
processos, inclusive das delegacias federais do ministério que estão
distribuídas pelos estados. Esse sistema também vai nos dar economia de papel,
de impressão, entre outros”, ressalta.
A assessora da Secretaria de Tecnologia da Informação do
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG), Cristiane Basques,
destaca que aproximadamente 136 órgãos já participam do processo de adesão ao
sistema, que envolve a fase exploratória do SEI e a fase de implantação da
ferramenta. Desse total, 53 já estão na fase de implantação e 20 já usam o
instrumento.
Usuário do sistema desde março de 2015, o MPOG já conseguiu
garantir economias. “Entre 2014 e 2015, tivemos um ganho de quase R$ 2,5
milhões com a utilização dessa ferramenta. Reduzimos custos com papel,
impressão e materiais de escritório utilizados para formação do processo
físico”, afirma Cristiane.
Capacitação de pessoal
De acordo com José Roberto, até o final de fevereiro, o MDA
passa pela fase de teste, e até o fim de julho, termina o processo de
implantação do sistema. “Já formamos o Grupo de Trabalho para implantação do
SEI no ministério e, agora, já estamos trabalhando o projeto piloto e demos
início a alguns treinamentos”, explica o subsecretário.
São três fases no processo de capacitação do sistema: SEI
usar; SEI implantar e SEI administrar. Conforme Cristiane a fase “usar” é
voltada para os servidores que vão mexer no sistema. A “administrar” é voltada
para aqueles que vão tratar da parametrização do sistema, ou seja, colocar as
espécies documentais, os grandes temas, a parte de fluxo. E o “SEI implantar” é
voltado para a área de Tecnologia da Informação, a equipe que vai instalar o
sistema e fazer a parte mais técnica. “Agora estamos trabalhando um curso à
distância, que vai atender um público maior e, principalmente, aqueles que não
estão sediados em Brasília. Temos vídeos explicativos e um manual passo a passo
de como utilizar o sistema. Toda essa documentação está disponível no Portal de
Software Público Brasileiro”, informa.
SEI
A implantação do SEI é uma das ações do Processo Eletrônico
Nacional (PEN). O sistema, criado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região
(TRF4), garante práticas inovadoras de trabalho, principalmente, na
movimentação de processos e na visualização simultânea de documentos por várias
unidades administrativas. Com ele é possível que o acesso a determinada
informação seja feito ao mesmo tempo em vários locais onde há funcionamento de
um órgão. Proporciona ganho de produtividade com a rápida entrega de
documentação e tem fácil operacionalização com ícones de simples interpretação.
