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Notícias

03/02/2016

Modernização na tramitação de documentos


Preocupado com a eficiência da gestão e economia dos cofres públicos o Ministério do Desenvolvimento Agrário (MDA) aderiu ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI). O sistema é uma ferramenta de gestão de documentos eletrônicos com práticas inovadoras de trabalho, interface intuitiva e orientada ao aumento da produtividade, arquitetura de software bem definida e compatibilidade com diversos ambientes operacionais.

O subsecretário de Planejamento, Orçamento e Administração do MDA, José Roberto de Oliveira Martins, salienta que a ferramenta vai proporcionar modernização administrativa. “Vai facilitar a tramitação de processos, inclusive das delegacias federais do ministério que estão distribuídas pelos estados. Esse sistema também vai nos dar economia de papel, de impressão, entre outros”, ressalta.

A assessora da Secretaria de Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG), Cristiane Basques, destaca que aproximadamente 136 órgãos já participam do processo de adesão ao sistema, que envolve a fase exploratória do SEI e a fase de implantação da ferramenta. Desse total, 53 já estão na fase de implantação e 20 já usam o instrumento.

Usuário do sistema desde março de 2015, o MPOG já conseguiu garantir economias. “Entre 2014 e 2015, tivemos um ganho de quase R$ 2,5 milhões com a utilização dessa ferramenta. Reduzimos custos com papel, impressão e materiais de escritório utilizados para formação do processo físico”, afirma Cristiane.

Capacitação de pessoal

De acordo com José Roberto, até o final de fevereiro, o MDA passa pela fase de teste, e até o fim de julho, termina o processo de implantação do sistema. “Já formamos o Grupo de Trabalho para implantação do SEI no ministério e, agora, já estamos trabalhando o projeto piloto e demos início a alguns treinamentos”, explica o subsecretário.

São três fases no processo de capacitação do sistema: SEI usar; SEI implantar e SEI administrar. Conforme Cristiane a fase “usar” é voltada para os servidores que vão mexer no sistema. A “administrar” é voltada para aqueles que vão tratar da parametrização do sistema, ou seja, colocar as espécies documentais, os grandes temas, a parte de fluxo. E o “SEI implantar” é voltado para a área de Tecnologia da Informação, a equipe que vai instalar o sistema e fazer a parte mais técnica. “Agora estamos trabalhando um curso à distância, que vai atender um público maior e, principalmente, aqueles que não estão sediados em Brasília. Temos vídeos explicativos e um manual passo a passo de como utilizar o sistema. Toda essa documentação está disponível no Portal de Software Público Brasileiro”, informa.

SEI

A implantação do SEI é uma das ações do Processo Eletrônico Nacional (PEN). O sistema, criado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), garante práticas inovadoras de trabalho, principalmente, na movimentação de processos e na visualização simultânea de documentos por várias unidades administrativas. Com ele é possível que o acesso a determinada informação seja feito ao mesmo tempo em vários locais onde há funcionamento de um órgão. Proporciona ganho de produtividade com a rápida entrega de documentação e tem fácil operacionalização com ícones de simples interpretação.​

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