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Gestão Econômica e Financeira: como controlar os números e usar as informações de forma estratégica?

21
jun
2021
Agronegócio

A Gestão Econômica e Financeira tem se mostrado uma das ferramentas mais importantes para o sucesso da Empresa Rural Familiar. O controle eficiente dos números auxilia gestores, sócios e familiares nas tomadas de decisões, sejam elas do dia a dia ou de longo prazo, e além disso traz benefícios como a transparência do negócio, alinhamento de expectativas e indicadores para auxiliar na decisão.

Analisando a realidade das famílias rurais brasileiras, podemos observar que poucas possuem um controle de custos e fazem uso destas informações, outras sequer possuem qualquer tipo de controle. Esta falta de controle pode se dar por diversos motivos, como por exemplo desconhecer realmente as maneiras de realizar um controle, o negócio estar dando lucro e achar que sempre continuará assim, ou inclusive porque outras pessoas, até mesmo da família, desconhecem os números do negócio. Em consequência disso, acabam tomando a maioria das decisões baseadas na experiência, tradição ou na disponibilidade de recursos financeiros. Para evitar este tipo de situação, ou tentar diminuir seus efeitos sobre a empresa rural familiar, é importante ter uma Gestão Econômica e Financeira eficiente, com um bom controle de dados que possam ser transformados em informações.

Mas como dar início e implantar um controle de dados? Quais pontos devo prestar atenção quando iniciar este controle? Por que e para que eu devo controlar? Como eu devo controlar? De que maneiras este controle, ou a falta dele, poderá afetar meu negócio? São alguns destes questionamentos que iremos abordar.

Por que e para que devo controlar?

Assim como em qualquer outra grande organização, na empresa rural familiar o controle de custos de produção, das receitas e do endividamento com terceiros é extremamente importante. Sem o controle destes dados se aumenta ou diminui as atividades exploradas sem uma base concreta para esta tomada de decisão, se desconhece qual o resultado do negócio e qual valor está sendo destinado para um Fundo de Reserva para situações imprevistas, para o Reinvestimento, e até mesmo para a Distribuição de Lucros, por exemplo.

Fica-se mais suscetível às situações imprevistas, nas quais o gestor poderá vir a recorrer aos empréstimos de terceiros para obter capital de giro ou liquidar outras dívidas, podem ser feitos investimentos mal dimensionados e desnecessários, todos levando a facilidade de endividar-se.

Por outro lado, possuindo o controle destas informações, se conhece o resultado do negócio e é possível que se possa comparar o negócio com outros de mesma natureza, obter indicadores que demonstrem além da lucratividade ou rentabilidade do negócio, a capacidade de fazer frente as dívidas assumidas, ou seja, a alavancagem financeira. É possível dimensionar os investimentos com base no resultado obtido de cada safra ou no histórico de resultados, planejar metas e observar pontos que necessitam ter mais atenção para que sejam melhorados.

Como devo controlar?

Inicialmente, é necessário ter algum tipo de controle de informação, seja em softwares ou em planilhas. O mercado já dispõe de softwares adaptados ao agronegócio que podem ser usados para o controle de informações.

O controle destes dados deve ser feito regularmente, a cada quinze dias ou pelo menos uma vez ao mês. Estas informações devem ser lançadas ou armazenadas no sistema ou na planilha, de modo que sejam utilizadas nas reuniões administrativas ou mesmo com o intuito de proporcionar transparência com os familiares.

É importante ressaltar que quando se inicia este tipo de controle, principalmente para aqueles que ainda não possuem nenhum tipo de controle de informação, é preciso buscar um controle flexível, simples e eficaz, fazendo com que ele se adapte a metodologia e a dinâmica do cliente. Ter um controle inicial já exagerado pode acabar criando uma barreira para o avanço dos controles e não permitindo que se alcance os objetivos propostos inicialmente.

A definição do período de análise a ser utilizado é o próximo passo após adotar uma maneira de controlar as informações. O período escolhido deve compreender o ciclo produtivo das principais atividades da empresa rural, o que faz com que na maioria dos casos o período de análise de uma safra comece em um ano e termine em outro. Na região Sul, por exemplo, o período de análise mais utilizado é de julho a junho, já na região do Centro Oeste esse período é de setembro a agosto. Para análises gerenciais, não se costuma usar o período de análise de ano civil (janeiro – dezembro), pois a análise irá compreender a colheita de uma safra e o plantio de outra, salvo casos que houver somente a atividade pecuária que este período poderá ser adotado.

Após isso é preciso determinar os Centros de Controle, que são montados conforme as atividades operacionais e atividades de apoio da empresa rural. As atividades operacionais são elaboradas conforme a safra, por exemplo Soja 2019/20, Milho 2019/20, Soja 2020/21, Milho 2020/21. Já as atividades de apoio não possuem uma ligação direta com as atividades operacionais, mas são importantes para que se possa ter um controle de custos e receitas não operacionais. Alguns exemplos de atividades de apoio são Financiamentos de Investimentos, Financiamentos de Custeio, Aporte de Sócios, Consórcios, receitas Financeiras, Venda de Imobilizado.

Um ponto que se deve prestar atenção é a questão dos custos indiretos, ou seja, aqueles custos que competem a mais de uma atividade da fazenda. Estes custos por não estarem ligados diretamente a uma atividade, são distribuídos (rateados) entre as atividades, de maneira que cada atividade absorva um determinado percentual deste custo. Para cálculo do rateio, e do consequente percentual que cada atividade irá absorver, existem várias formas de cálculo, podendo ser com base na área, faturamento, custo desembolsado versus área. É preciso frisar que não há maneira certa ou errada de cálculo de rateio, o importante é que sempre se use a mesma metodologia de rateio para que não ocorram perdas ou distorções de informações no comparativo entre as safras.

Para aqueles que possuem controle contábil com intuito de controlar as informações para questões fiscais e tributárias, utilizar esta contabilidade como ferramenta gerencial é uma maneira de obter informações para as tomadas de decisão. É possível que se crie Centros de Controle e Rateios para que os custos e receitas possam ser controlados no sistema também com um fim gerencial. Não utilizar este tipo de ferramenta para gerar informações acaba sendo uma maneira de excluir o aproveitamento de vários dados.

Como utilizar as informações controladas?

Com o controle destes números e correta aplicação deles, podemos elaborar Demonstrativos de Resultado, avaliando individualmente cada atividade bem como o resultado global do negócio, analisar como estão se dando as entradas e saídas no Fluxo de Caixa e elaborar um Planejamento de Metas, estipulando qual o nível de indicadores que queremos alcançar e de que maneira. Podemos saber, através destes relatórios e destas informações, como está a situação econômica e financeira da empresa rural e aplicar as informações e indicadores que estes relatórios nos dão para tomadas de decisão.

Diante do exposto, possuir um controle de informações econômicas e financeiras é fundamental para o sucesso dos negócios, é fato que este controle tem papel de suma importância na gestão da propriedade, já que é uma ótima ferramenta para as tomadas de decisões, além de auxiliar na transparência do negócio entre gestores, sócios e familiares, é indispensável para dar longevidade e preservar a empresa rural familiar geração após geração.

por Carolina Wachholz Reichow
Consultora em Gestão Econômica e Financeira na Safras & Cifras
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